POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES



1. Emergencia económica, social y ecológica

La implementación del Régimen General de Datos Personales a la luz de la declaratoria de estado y considerando que la rama ejecutiva colombiana mediante el decreto presidencial 417 del 17 de marzo de 2020 impuso el estado de emergencia económica, social, y ecológica por la pandemia mundial previamente promulgada por la Organización Mundial de la Salud, se observa un sin número de cambios en el ordenamiento jurídico del país, los cuales apuntan a la prevención de la propagación del virus COVID-19.

No se puede dejar de lado lo manifestado en la Constitución Política de Colombia con relación a la regulación básica de los estados de emergencia, donde se estipula que, sin importar las condiciones de declaratoria, no se debe detener el ejercicio de las funciones de los poderes públicos y no se pueden desconocer las garantías fundamentales de los colombianos.

En ese orden de ideas y gracias a la gravedad de la situación que aqueja el país y el mundo en este momento, es prioridad de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL acoger lineamientos que se adapten a los cambios jurídicos que trajo consigo el estado de emergencia, sin desconocer o dejar de proteger los derechos fundamentales derivados del artículo 15 de la carta.

En primer lugar, se ha de aclarar que según las disposiciones de la ley 1581 de 2012, la autorización para el manejo de datos personales no es necesaria cuando el país se encuentra en estado de emergencia.

No quiere decir lo anterior que AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL no cumpla con el resto de los requisitos establecidos por el Régimen General de Protección de Datos Personales y adaptar medidas que protejan los datos sensibles de los titulares.

Tampoco se debe entender que se deba omitir la autorización para todos los casos, pues esta solo se suprimirá cuando la situación lo amerite.

Por otro lado, es fundamental entender que los datos relacionados con el estado de salud de las personas sean o no por el COVID-19, tienen una naturaleza sensible, por tal motivo el ámbito de protección será mayor.

El tratamiento de datos personales dentro de los términos del estado de emergencia se implementará bajo los principios de:

2. Marco legal

Las Políticas de tratamiento de datos personales se desarrollan con sujeción a lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; de los artículos 17, literal k) y 18, literal f) de la Ley 1581 de 2012; y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

3. Objetivo

El objetivo de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, en adelante “Política de Tratamiento”, es dar cumplimiento a la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25) y demás normas que rigen la Protección de Datos Personales, o aquellas que las complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen y en especial, garantizar el derecho de Hábeas Data de los Titulares de Datos Personales y establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL. Además de proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.

En esta Política de Privacidad se encuentran los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL.

4. Alcance

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

5. Identificación del Responsable del Tratamiento

RAZON SOCIAL: AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL
NIT: 900645204
REPRESENTANTE LEGAL: JENNY VACCA CASTANEDA
CÉDULA: 31967716
CIUDAD: Pereira
DEPARTAMENTO: RISARALDA
DIRECCIÓN: CORR CAIMALITO
CORREO ELECTRÓNICO: azfipsaspropiedadhorizontal@politicadeprivacidad.co
TELÉFONO: 3113844489

6. Obligaciones

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL.

Principios:

Tratamiento:

Para los efectos de la presente Política de Tratamiento, el Responsable del Tratamiento directamente o a través de Encargados del Tratamiento, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, suprimir, rectificar o realizar cualquier otro tipo de Tratamiento sobre los Datos Personales de sus grupos de interés, ajustándose en todo momento a lo dispuesto por las normas vigentes y para las finalidades que se describen a continuación:

Finalidades:

La información personal suministrada podrá ser usada por la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL para las siguientes finalidades:
(I) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL en lo que tiene que ver con el cumplimiento de los compromisos adquiridos de forma contractual y/o verbal con el titular de la información. (II) Efectuar encuestas de satisfacción respecto a los bienes y/o servicios ofrecidos por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL . (III) Realizar contacto telefónico, por correo electrónico, vía celular, vía chat (WhatsApp, Telegram, Messenger, entre otros), videoconferencia, teleconferencia, mensajes voz, mensajes de texto (SMS), cartas y/o notas físicas para temas relacionados entre AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL y el titular de la información. (IV) Registrar y transferir por parte de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL a las autoridades locales, regionales y/o nacionales; los datos recolectados relacionados con pandemia, estados de emergencia, y/o COVID-19; con el propósito de reducir, mitigar o eliminar los riesgos asociados inherentes a la situación. (V) Transmitir, transferir, enviar, procesar, almacenar o enviar datos personales a proveedores de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL que presten servicios logísticos, oferta de seguros, administrativos, tecnológicos, de distribución, marketing, contact center, ubicados dentro o fuera del territorio nacional que actuarán como Encargados del tratamiento. (VI) Transmitir o transferir a otras empresas o entidades ubicadas dentro o fuera del territorio nacional que a futuro adquiera o administre AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , o alguna unidad de negocio o de sus activos, total o parcialmente. (VII) Enriquecer cualquiera de las bases de datos de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL utilizando datos de otras bases propias o externas, así como el cruce de información reportada y existente en las bases de datos de entidades como: DIAN, Cámara de Comercio, Registraduría Nacional del Estado Civil, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación, Policía Nacional, bases de datos de los operadores de información financiera, comercial, de seguridad social y parafiscales, de empresas de servicios públicos o telefonía móvil, y de terceros que tengan autorización para el efecto; sin limitarse a las entidades descritas. (VIII) Las demás que se puedan presentar por el cumplimiento del objeto social de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL . (IX) Realizar invitaciones a eventos y/o lanzamiento de nuevos productos y servicios de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , del grupo empresarial y/o sus aliados. (X) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de su relación contractual con AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL . (XI) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL con el Titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato o según lo disponga la ley. (XII) Almacenar y/o archivar los datos para el cumplimiento de las normativas legales vigentes, además de las disposiciones administrativas establecidas por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL para el almacenamiento de información. (XIII) Enviar facturas electrónicas, así como documentos financieros, contables, estados de cuenta, entre otros requeridos para efectuar con normalidad los procesos administrativos, legales, comerciales y operativos de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL . (XIV) Tramitar la vinculación del Titular, en calidad de: asociado, proveedor, empleado, contratista, cliente, usuario y/o tercero, según corresponda, y transferir de manera total o parcial la información registrada en cualquier formulario de vinculación, formulario de actualización de datos, soportes, y los resultados de los análisis ante centrales de riesgo y/o SARLAFT efectuados por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , así como transmitir dicha información a entidades aseguradoras en Colombia. (XV) Realizar por parte de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL o cualquier tercero contratado, el análisis de riesgos integral del Titular, incluyendo el cumplimiento de la normativa sobre “conocimiento del cliente”, prevención de fraudes, prevención de lavado de activos y la financiación del terrorismo, así como realizar informes de seguridad sobre las transacciones validando registros físicos, auditivos, electrónicos y fílmicos con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, evaluar y generar estadísticas para efectos de control y supervisión. En caso que sea requerido o en cumplimiento de los deberes legales y reporte a reguladores, organismos de autorregulación y/o autoridades competentes, el Titular autoriza compartir los resultados de dichos análisis y de los informes. (XVI) Realizar gestiones de cobranza, bien sea directamente por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , o por alguna Empresa que contrate, o a través de casas de cobranza, o abogados externos autorizados por éstas, quienes actuarán como Encargados, así como realizar procesos de localización e investigación de bienes del Titular. (XVII) Establecer, mantener, cumplir o terminar la relación contractual entre el Titular y la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , y permitir que la información del Titular sea utilizada como medio de prueba. (XVIII) Estudiar por parte de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL o terceros que contrate, las solicitudes de crédito del Titular y en general las solicitudes para celebrar cualquier operación activa de crédito, otorgar y mantener beneficios, evaluar el riesgo crediticio del Titular, su comportamiento comercial, hábitos de pago, información sobre el cumplimiento de obligaciones y deberes legales, la existencia de multas o sanciones impuestas por cualquier autoridad judicial o administrativa, y compartir los resultados de dichos análisis con cualquiera sus aliados, actuales y futuros. (XIX) Tramitar la vinculación del Titular, en calidad de: asociado, proveedor, empleado, contratista, usuario, residente, propietario, inquilino, y/o tercero, según corresponda, y transferir de manera total o parcial la información registrada en cualquier formulario de vinculación, formulario de actualización de datos, soportes, y resultados de análisis en centrales de riesgo y/o SARLAFT efectuados por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , o que sea requerido por cualquiera de sus aliados estratégicos, así como transmitir dicha información a entidades aseguradoras en Colombia. (XX) Suministrar al Titular información sobre los servicios y actividades ofrecidos por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , y sus aliados, actuales y futuros, así como recomendaciones de seguridad, y en general cualquier información que se considere necesaria y apropiada para la convivencia y bienestar al interior de la propiedad horizontal. (XXI) Registrar la información personal por cualquier medio escrito, físico o electrónico, o a través de acciones inequívocas al ingresar de manera voluntaria a las instalaciones de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , o cuando el Titular navega en los canales tecnológicos actuales o futuros que disponga AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , tales como pero sin limitarse a los descritos: sitio web, formularios digitales, apps, telegram, WhatsApp, Messenger. (XXII) Implementar y adoptar las acciones tendientes y necesarias para mantener el registro mediante mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos para administrar archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL o a través de terceros contratados para tal fin. (XXIII) Gestión de Copropietarios, Arrendatarios y Residentes. AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL en virtud de la relación con cada uno de los Copropietarios, Arrendatarios y Residentes, debe tratar sus datos personales y/o Corporativos para el desarrollo de los diferentes procesos administrativos, manejo de comunicaciones, boletines informativos, eventos, información contable o financiera, procesos jurídicos, manejo de cartera, información sensible que sea necesaria para su protección integral y demás que en el desarrollo de su objeto social y buenas prácticas que permitan velar por un buen servicio a los grupos de interés. (XXIV) Gestión de Proveedores y Contratistas. El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual bajo la normativa vigente para el suministro de bienes o servicios que requiera AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL para su funcionamiento. (XXV) Gestión del Capital Humano. En el desarrollo de sus procesos AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , recolecta información de personas naturales para procesos de selección con la finalidad de la contratación de personal. Motivo por el cual los candidatos que envían voluntariamente su hoja de vida que contiene datos personas, facultando a AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL para el tratamiento de los mismos. La información relacionada con los empleados será tratada con la finalidad de dar cumplimiento de las obligaciones administrativas y contractuales. (XXVI) Registrar información asociada a la seguridad física y humana en las instalaciones de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , desarrollo de eventos y control de situaciones de convivencia tales como: fotos, videos y datos biométricos. (XXVII) Determinar con precisión la identidad de las personas que ingresan a la instalaciones de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL por temas de seguridad de los empleados, bienes en la Copropiedad y visitantes. (XXVIII) El Titular, Representante Legal o Tutor de los datos personales de cada menor de edad que circule por los accesos de ingreso y salida, áreas comunes y demás espacios locativos de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL , autoriza el registro de los datos personales del menor, los cuales son considerados como datos sensibles y serán tratados por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL única y exclusivamente para el registro y control en eventos o su participación en actividades culturales y de integración familiar, desarrollo de actividades recreativas o deportivas, actividades y/o procedimientos de seguridad humana, y/o promoción de las actividades descritas mediante folletos, videos, circulares, avisos, ya sean implementados de forma física o digital. El menor declara estar de acuerdo con la autorización otorgada por el Titular. (XXIX) AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL en el desarrollo de sus actividades podrá realizar grabaciones de audio y/o video instalado en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. Las áreas que se encuentren vigiladas mediante circuito cerrado, serán señalizadas en debida forma. El Titular autoriza expresamente el registro de dichas grabaciones. La información recolectada se utilizará para fines de: seguridad y convivencia de las personas, seguridad y custodia de los bienes que se encuentran en las instalaciones, evidenciar actividades labores y actividades desarrolladas internamente por parte de la administración, mantener controles de acceso de toda persona que ingrese a las instalaciones, publicar para promocionar actividades sociales o compañas cívicas en la propiedad horizontal sin que esto genere remuneración alguna, y también como material requerido para la toma de decisiones por parte del Administrador(a) y el Consejo Directivo, para quienes se concede la autorización de consulta. Las imágenes así como los registros audiovisuales sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras y durante el tiempo necesario para su finalidad. Esta información podrá ser transferida, transmitida o compartida con la empresa o terceros que presten servicios de seguridad para AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL . De igual manera la información registrada podrá servir como evidencia o elementos probatorios ante comportamientos inadecuados, ante la violación de lo estipulado en el Manual de Convivencia, Reglamento de Propiedad Horizontal y/o en otras disposiciones adoptadas por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL . (XXX) Gestión de riesgos y emergencias. Realizar gestión de datos personales frente a la ocurrencia de campañas de prevención y/o ocurrencia de situaciones de riesgo, de tal forma que permita a AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de propietarios, inquilinos, residentes, empleados, contratistas y/o visitantes, además de las instalaciones y bienes de la propiedad horizontal. (XXXI) Gestión de visitantes y domiciliarios. Registrar, compartir, transferir o transmitir datos personales de visitantes y domiciliarios para facilitar el acceso a las distintas locaciones de las instalaciones de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL garantizando la seguridad, a través de actividades de control, monitoreo y registro de información histórica de ingresos de personas y activos a las instalaciones de la propiedad horizontal. Entre los datos a registrar se encuentran pero no se limitan a: nombres, apellidos, número de cédula, fotografía, datos biométricos, datos del vehículo, placas de vehículo, nombre de la persona a donde se dirige, fechas y horas de ingreso y salida de la propiedad horizontal, descripción de contenido de paquetes, sobres, y en general otros datos que se encuentren asociados a la identificación del Titular. (XXXII) La información en bases de datos personales gestionadas por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL se podrá compartir, transmitir, o transferir según corresponda por requerimiento de alguna entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales; por orden judicial; y/o por solicitud de las compañías relacionadas contractualmente con la propiedad horizontal para el caso de contratos vigentes, finalizados o futuros.


De acuerdo con las finalidades anteriores, el Titular autoriza a la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL a: consultar, obtener, solicitar, recolectar, recopilar, conocer, revisar, acceder, reportar, divulgar, suministrar, intercambiar, compartir, emplear, informar, utilizar, tratar, usar, transferir, transmitir, enviar, ceder, circular, analizar, clasificar, catalogar, ordenar, verificar, evaluar, almacenar, procesar, actualizar, eliminar, grabar, conservar, modificar, aclarar, retirar, suprimir y rectificar, cualquier dato personal, de información financiera, crediticia, comercial, privada, semiprivada, sensible, profesional, laboral, aportes de seguridad social integral, información sobre el manejo, estado, pagos, saldos, transacciones, consignaciones, retiros, y vencimientos de las operaciones activas y pasivas de naturaleza bancaria, de fideicomisos, fondos de inversión colectiva, fondos de pensiones voluntarias y contratos de seguros tanto de vida como generales, así como cualquier información que exista del Titular, en cualquier base de datos de cualquier banco o base de datos administrado por cualquier operador o central de información financiera, crediticia, comercial, de seguridad social y parafiscales, o que el Titular haya suministrado o entregado en formularios, anexos o soportes a AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL en cualquier momento, o que la información existente se produzca derivado del desarrollo o ejecución de la relación del Titular con AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL, cualquier empresa que éste haya contratado y/o sus aliados, presentes o futuros.

Referente al tratamiento de los datos sensibles del Titular, se contempla las operaciones de tratamiento autorizadas y contenidas en la sección anterior. Adicionalmente el Titular declara conocer, además del carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas por la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL cuando estas versen sobre datos sensibles, lo siguiente: (i) los datos relativos a la salud, las huellas dactilares, la geometría de la mano, el escáner facial, la captura de iris, los rasgos faciales, el patrón de voz, fotografías y cualquier otro dato de tipo biométrico que la tecnología presente o futura permitiera capturar y tratar, tienen el carácter de datos sensibles según la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, razón por la cual el Titular declara que autoriza su tratamiento a AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL; (ii) al consentir el tratamiento de los datos sensibles, lo hace teniendo en cuenta que el mismo es necesario para efectos de identificación, para tramitar el ingreso a las instalaciones, para prevenir el riesgo de fraudes y suplantaciones, para firmar documentos, contratos y títulos valores de forma digital o electrónica, así como también para el acceso a productos y servicios basados en nuevas tecnologías ofrecidos por laAGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL; (iii) El Titular declara que le fue informado que le asisten los derechos previstos en la ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que los complementen, modifiquen o sustituyan; (iv) El Titular podrá revocar la autorización aquí contenida siempre y cuando no exista el deber legal o contractual de mantener los datos en bases de datos de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL.

AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL no requerirá el uso de autorización y consentimiento cuando se trate de una emergencia en general, así como de la emergencia relacionada con la pandemia mundial, únicamente si la situación lo amerita. La falta de autorización por esta causal, no exime a AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTALde realizar una debida protección de datos personales.


7. Autorización y consentimiento

Según lo dispuesto en la normatividad vigente, Decreto 1377 de 2013 y Ley 1581 de 2012, AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL debe obtener autorización previa del titular con el fin de poder llevar a cabo el uso y tratamiento de sus datos personales.

AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL solicita de forma explícita el debido consentimiento de las personas cuyos datos son registrados, previos a practicar el proceso de registro. Una vez realizado el registro de los datos personales, el manejo de la información que reposa en las bases de datos estará sujeto a las políticas de tratamiento de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL, sus políticas de funcionamiento internas diseñadas conforme al mandato legal.

La autorización y consentimiento se darán de forma explícita por (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización; lo anterior mediante herramientas físicas o digitales; en los formatos previstos por AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL para este propósito.

La información personal suministrada podrá ser usada por la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL para las siguientes finalidades: Generales (i) tramitar la vinculación del Titular, en calidad de asociado, proveedor, empleado, contratista, cliente, usuario o tercero, según corresponda y transferir de manera total o parcial la información registrada en cualquier formulario de vinculación, de actualización de datos, soportes y los resultados de los análisis de SARLAFT efectuados por la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL, con cualquiera de las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados, y transmitir a entidades aseguradoras en Colombia (ii) permitir el ofrecimiento y venta de servicios y productos derivados del objeto social de cada una de las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados, efectuar labores de mercadeo, realizar muestreos, encuestas e investigaciones comerciales y de servicio, de riesgos y de mercado, realizar pruebas, generar estadísticas, utilizar modelos matemáticos, identificar, recolectar y asociar información sobre intereses y hábitos de utilización de los productos o servicios y derivar conclusiones o determinar tendencias que podrán ser compartidas entre las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados acá definidas como Responsables, permitiendo que la información del Titular se pueda o no anonimizar para los fines previstos en este numeral y cuyos resultados podrán ser utilizados por las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados para los fines previstos en la presente finalidad; (iii) comunicar, publicitar u ofrecer servicios de las empresas o entidades filiales, subsidiarias, vinculadas o partes relacionadas, actuales y futuras, de la Cooperativa, para generar contacto comercial con el Titular y darle a conocer los beneficios de dichas empresas o entidades, cualquiera de las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados podrá trasferir información personal del Titular para estos efectos; (iv) implementar programas de fidelización y utilización de servicios o transacciones sobre productos, permitiendo el uso de dichos datos comerciales, financieros o crediticios del Titular para procesos comerciales, de mercadeo, redención y acumulación de premios contenidos en los reglamentos y demás campañas promocionales; (v) manejar cualquier información personal, financiera, crediticia, comercial, sensible, privada y semiprivada del Titular en una o varias bases de datos para ser transmitida o transferida a cualquiera de las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados, hacer perfilamientos o segmentaciones a partir de la utilización de productos o servicios, incluyendo la georreferenciación o ubicación generada por cualquier dispositivo del Titular al momento de utilización de un canal virtual para propósitos de profundizar, optimizar y completar el portafolio de productos y servicios ofrecidos y tomados por el Titular con las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados; (vi) suministrar al Titular información comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados, así como recomendaciones de seguridad, y en general cualquier información que se considere necesaria y apropiada para la utilización de los productos o la prestación de los servicios; (vii) realizar el análisis de riesgos integral del Titular, incluyendo el cumplimiento de la normativa sobre “conocimiento del cliente”, prevención de fraudes, prevención de lavado de activos y la financiación del terrorismo, así como realizar informes de seguridad sobre las transacciones validando registros físicos, auditivos, electrónicos y fílmicos con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, evaluar y generar estadísticas para efectos de control y supervisión por las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados. En caso que sea requerido o en cumplimiento de los deberes legales y reporte a reguladores, organismos de autorregulación y autoridades competentes, el Titular autoriza compartir los resultados de dichos análisis y de los informes a cualquiera de las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados en desarrollo de las finalidades aquí establecidas; (viii) cumplir con los deberes legales impuestos para cada la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL; (ix) realizar gestiones de cobranza, bien sea directamente o por alguna Empresa que contrate la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL o a través de casas de cobranza o abogados externos autorizados por éstas, quienes actuarán como Encargados, así como la localización e investigación de bienes del Titular; (x) transmitir, transferir, enviar, procesar, almacenar o enviar a proveedores de la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL que presten servicios logísticos, oferta de seguros, administrativos, tecnológicos, de distribución, marketing, contact center, ubicados dentro o fuera del territorio nacional que actuarán como Encargados del tratamiento; (xi) transmitir o transferir a la empresa o entidad ubicada dentro o fuera del territorio nacional que a futuro adquiera o administre la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL, o alguna unidad de negocio o de sus activos, total o parcialmente; (xii) enriquecer cualquiera de las bases de datos de la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL utilizando datos de otras bases de estas mismas entidades, así como el cruce de información reportada y existente en las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de los operadores de información financiera, comercial, de seguridad social y parafiscales, de empresas de servicios públicos o telefonía móvil, y de terceros que tengan autorización para el efecto; y (xiii) establecer, mantener, cumplir o terminar la relación contractual entre el Titular y la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL y permitir que la información del Titular sea utilizada como medio de prueba. (xiv) estudiar las solicitudes de crédito del Titular y en general las solicitudes para celebrar cualquier operación activa de crédito, otorgar y mantener beneficios, evaluar el riesgo crediticio del Titular, su comportamiento comercial, hábitos de pago, información sobre el cumplimiento de obligaciones y deberes legales, la existencia de multas o sanciones impuestas por cualquier autoridad judicial o administrativa, y compartir los resultados de dichos análisis con cualquiera de las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados. De acuerdo con las finalidades anteriores, el Titular autoriza a la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL a: consultar, obtener, solicitar, recolectar, recopilar, conocer, revisar, acceder, reportar, divulgar, suministrar, intercambiar, compartir, emplear, informar, utilizar, tratar, usar, transferir, transmitir, enviar, ceder, circular, analizar, clasificar, catalogar, ordenar, verificar, evaluar, almacenar, procesar, actualizar, eliminar, grabar, conservar, modificar, aclarar, retirar, suprimir y rectificar, cualquier dato personal, de información financiera, crediticia, comercial, privada, semiprivada, profesional, laboral y de aportes de seguridad social integral, que exista del Titular, en cualquier base de datos de cualquiera de las Empresas del Grupo Empresarial y sus aliados, en cualquier banco o base de datos administrado por cualquier operador o central de información financiera, crediticia, comercial, de seguridad social y parafiscales, o que el Titular haya suministrado o entregado en formularios, anexos o soportes a cualquier la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL en cualquier momento, o que la información existente se produzca derivado del desarrollo o ejecución de la relación del Titular con cualquier Empresa del Grupo Empresarial y sus aliados, incluyendo cualquier información sobre el manejo, estado, pagos, saldos, transacciones, consignaciones, retiros, y vencimientos de las operaciones activas y pasivas de naturaleza bancaria, de fideicomisos, fondos de inversión colectiva, fondos de pensiones voluntarias y contratos de seguros tanto de vida como generales.

Referente al tratamiento de los datos sensibles del Titular, se contempla las operaciones de tratamiento autorizadas y contenidas en la sección anterior. Adicionalmente el Titular declara conocer, además del carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas por la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL cuando estas versen sobre datos sensibles, lo siguiente: (i) los datos relativos a la salud, las huellas dactilares, la geometría de la mano, el escáner facial, la captura de iris, los rasgos faciales, el patrón de voz, fotografías y cualquier otro dato de tipo biométrico que la tecnología presente o futura permitiera capturar y tratar, tienen el carácter de datos sensibles según la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, razón por la cual el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento; (ii) al consentir el tratamiento de los datos sensibles, lo hace teniendo en cuenta que el mismo es necesario para efectos de identificación, para tramitar el ingreso a las instalaciones de la organización, para prevenir el riesgo de fraudes y suplantaciones, para firmar documentos, contratos y títulos valores de forma digital o electrónica, así como también para el acceso a productos y servicios basados en nuevas tecnologías ofrecidos por la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL; (iii) al Titular le asisten los derechos previstos en la ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que los complementen, modifiquen o sustituyan; (iv) podrá revocar la autorización aquí contenida siempre y cuando no exista el deber legal o contractual de mantener los datos en bases de datos de la AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL.

AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL no requerirá el uso de autorización y consentimiento cuando se trate de una emergencia en general, así como de la emergencia relacionada con la pandemia mundial, únicamente si la situación lo amerita. La falta de autorización por esta causal, no exime a AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL de realizar una debida protección de datos personales.

8. Datos sensibles e información sobre niños, niñas y adolescentes

Como datos sensibles se entenderán los que se ajusten según la definición dispuesta en el Artículo 5° de la Ley 1581 de 2012, así como su tratamiento en el Artículo siguiente de la mencionada Ley, en tanto medie autorización según lo dispuesto en el Artículo 6° del Decreto 1377 de 2013.

Entendido así lo anterior AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL, declara que ha establecido en su Política Interna para el tratamiento de datos personales, los protocolos que establece la Ley y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos sensibles.

Los datos personales relacionados con el COVID-19 o los relacionados con procedimientos en el marco de la pandemia mundial, acatando las normativas locales, regionales y/o nacionales, serán catalogados como datos sensibles. Estos datos personales únicamente serán recolectados con fines de prevención y/o cumplimiento de solicitudes emitidas por las autoridades; por ejemplo, pero sin limitarse únicamente a ellos: la temperatura, estados de salud, viajes realizados recientemente, información de contacto; lo anterior antes de ingresar a los establecimientos de AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL.

Por otro lado, según lo dispuesto en el Artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 se atenderá a lo que está descrito para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. En este último caso AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL, se ajustará a los requisitos especiales para el manejo de esta información según lo dispuesto en el Artículo 12° del Decreto 1377 de 2013.

Entendido así lo anterior, AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL declara que ha establecido en su Política Interna para el Tratamiento de Datos Personales, los protocolos que establece la ley, y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

9. Derechos de los titulares

10. Deberes del Responsable

  1. Garantizar al Titular de manera permanente el pleno y efectivo respeto de los derechos que le asisten en relación con sus datos personales mediante los canales que sean establecidos para tal fin.

  2. Conservar la información de acuerdo con la Política Interna que permite garantizar razonablemente la implementación de medidas de seguridad, procurando evitar daño, adulteración, plagio o pérdida de la información, así como consulta, uso o acceso no autorizado.

  3. Comunicar al Titular de la información sobre la finalidad de la recolección de esta, así como los derechos que le asisten sobre esta.

  4. Permitir el acceso a la información únicamente por los respectivos Titulares, sus Causahabientes, Representantes Legales, Entidades Públicas o Administrativas en ejercicio de sus funciones legales, por orden judicial o personas autorizadas por la Ley.

  5. Cumplir con los requerimientos, directrices que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás autoridades competentes sobre la política de tratamiento de datos personales y manejo de la información.

  6. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventualidades violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los Titulares.

11. Deberes de los Encargados

  1. Cumplir en el desarrollo de las actividades contratadas, con la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, así como con todos aquellos procedimientos, guías y/o directrices que imparta el Responsable del Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales.

  2. Adoptar, según instrucciones del Responsable del Tratamiento, todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  3. Implementar una Política de Protección de Datos Personales que se ajuste a lo dispuesto por las normas que regulan la materia.

  4. Dar Tratamiento a los Datos Personales conforme a las instrucciones que reciba expresamente del Responsable del tratamiento, absteniéndose de usarlos para fines distintos a los contratados.

  5. Abstenerse de suministrar, ceder o comercializar los Datos Personales con terceras personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, salvo que la misma sea de naturaleza pública sin sujeción a reserva, o sea requerida por una autoridad competente en el ejercicio de sus funciones legales.

  6. Guardar estricta confidencialidad respecto de los datos de carácter personal a que tuvieran acceso en ejercicio de las actividades contratadas, así como, a cumplir diligentemente el deber de guardia y custodia sobre los mismos durante todo el término vigencia del contrato y aún después de producida la terminación.

  7. Acceder o consultar la información o Datos Personales que reposen en las Bases de Datos del Responsable del Tratamiento únicamente cuando sea estrictamente necesario para el ejercicio de las actividades contratadas.

  8. Reportar al Responsable del Tratamiento de manera inmediata a su materialización o al momento en que llegaren a su conocimiento, por los conductos y medios establecidos por este, cualquier incidente o amenaza de incidente que afecte o pueda llegar a afectar directa o indirectamente la protección de datos personales.

  9. Garantizar en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del el Derecho de Hábeas Data de los Titulares, así como el debido proceso en caso de presentarse acciones en materia de Protección de Datos Personales.

  10. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.

  11. Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

  12. Adoptar una Política Interna para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

  13. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  14. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  16. En caso de recolectar datos por cuenta del Responsable de Tratamiento, requerir la autorización de los Titulares, en los casos en los que se requiera, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, y demás normas que la complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen.

12. Política de responsabilidad y gestión

AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL tiene un compromiso responsable con del tratamiento de los datos personales, por ello, trabaja en el continuo mejoramiento de sus políticas para que los titulares y las autoridades encuentren en nuestro proceder mejores prácticas de manera continua e ininterrumpida en los procesos de recolección, almacenamiento, uso, circulación, rectificación, y disposición final.

AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL se compromete a respetar el derecho de los Titulares de los datos personales. Estos derechos corresponden a: conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar autorización de la información que se encuentra registrada en nuestras bases de datos.

Siempre con preocupación por el cumplimiento de las disposiciones legales y de las directrices que emitan las autoridades competentes, en aras de que el Titular realice cualquiera de las solicitudes enunciadas en el párrafo inmediatamente anterior, realice además quejas y reclamos AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL ha dispuesto como canal de comunicación oficial el siguiente: azfipsaspropiedadhorizontal@politicadeprivacidad.co

Cuando un titular realice una solicitud a través del canal dispuesto para este procedimiento AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL realizará efectivamente el trámite correspondiente a dicha solicitud en los plazos que dispone la Ley atendiendo a la naturaleza de la solicitud, previa demostración de la autenticidad y verificación de la veracidad de su titularidad.

AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL no se hace responsable de solicitudes enviadas por canales diferentes al dispuesto para el tratamiento de datos.

13. Procedimiento para el ejercicio de HABEAS DATA

Los Titulares o aquellas personas que se encuentren legitimadas por normas vigentes, pueden presentar Peticiones, Consultas y Reclamos a través de los siguientes canales, establecidos por el Responsable del Tratamiento para la atención de acciones:

Correo Electrónico:
azfipsaspropiedadhorizontal@politicadeprivacidad.co

El resto de términos y condiciones se encontrarán en lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

14. Aviso de privacidad

El objetivo de la Política de Tratamiento es permitir al titular tener control de sus datos personales, dar a conocer cualquier modificación al respecto y que pueda tener acceso a la Política de Tratamiento en el momento en que lo requiera, para lo cual AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL ha fijado su política de tratamiento de datos personales mediante publicación en sitio web.

15. Publicación, aplicación y temporalidad

La Política de Tratamiento de Datos Personales que se evidencia en este documento será de aplicación exclusiva al tratamiento de la información personal registrada en nuestras bases de datos. Las políticas establecidas en el presente documento serán aplicadas a partir del día 24 del mes de Noviembre del año 2021 hasta ser modificadas según criterios internos ajustados a la Ley o según lo disponga directamente la normativa vigente.

En cualquier momento y sin previo aviso AGRUPACION ZONA FRANCA INTERNACIONAL DE PEREIRA PROPIEDAD HORIZONTAL podrá efectuar modificaciones sobre estas políticas; dichas modificaciones serán publicadas en:

https://www.politicadeprivacidad.co/politica/azfipsaspropiedadhorizontal

Es responsabilidad del Titular enterarse de manera frecuente y por su cuenta de los cambios realizados.

Esta Política de Tratamiento substituye cualquier otra que se hubiese publicado previamente.

Sí esta Política de Tratamiento se ha dispuesto o publicado en otros idiomas, se realiza con el objetivo de facilitar su comprensión a extranjeros. En caso de tener diferencias en su interpretación, la única versión válida corresponde a la publicada en idioma Español.

Fecha de Consulta: 22-Enero-2022 | 07:04:06 | Documento: V.1.2021
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